Miten järjestää henkilöstötapahtuma? 5 vinkkiä suunnitteluun.

Henkilöstötapahtuma on yksi yritysvuoden tärkeimmistä kohokohdista. Se on hetki, jolloin kiireiset aikataulut ja sähköpostiviestit jäävät taka-alalle, ja tilalle nousevat aito kohtaaminen, nauru ja yhdessäolo. Me Go Arcticilla tiedämme, että hyvin suunniteltu päivä on enemmän kuin vain merkintä kalenterissa – se on investointi teidän tiimin hyvinvointiin ja motivaatioon.

Mutta miten lähteä liikkeelle, kun edessä on tyhjä paperi ja halu järjestää jotain todella erityistä? Järjestelyt voivat tuntua työläiltä, mutta ei hätää. Me olemme täällä auttamassa teitä jokaisessa askeleessa. Tässä artikkelissa jaamme viisi parasta vinkkiämme siihen, miten teidän seuraava henkilöstötapahtuma muutetaan onnistuneeksi seikkailuksi.

Määrittele tapahtuman tavoite ja budjetti

Kaikki lähtee liikkeelle siitä, miksi tapahtuma järjestetään. Onko kyseessä perinteinen kesäpäivä, tavoitteena rentoutuminen ja hauskanpito pitkän projektin jälkeen? Vai kaipaako tiimi uutta potkua ja yhteishengen vahvistamista TyHy-päivän muodossa? Kun tavoite on kirkkaana mielessä, on paljon helpompaa tehdä valintoja ohjelman ja paikan suhteen.

Budjetin määrittäminen on myös kriittinen vaihe heti alussa. Realistinen budjetti auttaa meitä ammattilaisia ehdottamaan teille parhaita mahdollisia ratkaisuja. Me Go Arcticilla olemme mestareita sovittamaan ideat ja raamit yhteen niin, että saatte rahoillenne parhaan mahdollisen vastineen – oli kyseessä sitten pieni ja intiimi tiimi-ilta tai suuri, satojen ihmisten henkilöstötapahtuma.

Valitse sopiva ajankohta ja paikka

Paikka luo raamit koko päivän tunnelmalle. Haluatteko kokea merellistä tunnelmaa Oulun saaristossa, historiallista havinaa vai kenties luonnon rauhaa? Oulun alueella on upeita vaihtoehtoja, joista jokainen tarjoaa uniikin ympäristön onnistuneelle tapahtumalle. Kun valitsette paikkaa, pohtikaa saavutettavuutta ja sitä, tukeeko tila haluamaanne ohjelmaa.

Tässä muutamia suosituimpia tapahtumatilojamme, joissa voimme taata viihtyvyyden:

• Villa Hannala: Historiallinen ja tunnelmallinen pitsihuvila, joka sopii täydellisesti niin tyylikkäisiin illallisiin kuin inspiroiviin kokouksiin. Tutustu tästä.
• Seelari: Meren rannalla sijaitseva tila, jossa aaltojen liplatus ja raikas meri-ilma tuovat heti lomatunnelman. Katso lisää.
• Liminganlahti: Luonnonläheinen kohde, joka tarjoaa loistavat puitteet aktiviteetteihin ja rentoutumiseen lintujärven äärellä. Lue lisää.
• Koitelinkoski: Virtaavan veden äärellä sijaitseva paikka, jossa luonto on läsnä jokaisessa hetkessä. Tutustu palveluihin.

Ajankohdan suhteen kannattaa olla ajoissa liikkeellä. Erityisesti suositut sesongit, kuten pikkujouluaika ja alkukesän virkistyspäivät, täyttyvät nopeasti. Varmista teille sopiva päivä ja anna meidän huolehtia lopusta!

Suunnittele innostava ja osallistava ohjelma

Mikään henkilöstötapahtuma ei ole täydellinen ilman ohjelmaa, joka saa porukan liikkeelle ja nauramaan yhdessä. Tärkeintä on löytää tasapaino aktiivisuuden ja vapaan seurustelun välillä. Ohjelman ei tarvitse olla monimutkaista, kunhan se puhuttelee teidän ryhmäänne.

Haluatteko kisata leikkimielisesti tiimitehtävissä, kokeilla jotain aivan uutta, kuten fatbike-ajelua tai melontaa, vai kenties nauttia rennosta tunnelmasta ammattilaisten johdolla? Meiltä löytyy valtava valikoima tiimiohjelmia, jotka on suunniteltu nimenomaan ryhmähengen kohottamiseen.

Jos kaipaatte iltaan enemmän viihdettä, voimme tuoda paikalle Suomen eturivin koomikot ja esiintyjät tai järjestää teille unohtumattomat teemajuhlat somistuksineen. Kuvittele tiimisi tanssimassa 80-luvun tyyliin tai ratkomassa mysteeriä – nämä ovat niitä hetkiä, joista puhutaan vielä kahvitauoilla kuukausien päästä.

Huolehdi laadukkaista tarjoiluista

Sanotaan, että tie sydämeen käy vatsan kautta, ja tämä pätee myös onnistuneeseen henkilöstötapahtumaan. Hyvä ruoka on sosiaalinen liima, joka kokoaa ihmiset yhteen. Tarjoilujen tulisi olla linjassa tapahtuman luonteen kanssa: rento nuotiolounas sopii metsäretkelle, kun taas juhlava illallinen kruunaa gaalaillan.

Me Go Arcticilla panostamme makuun ja laatuun. Käytämme paikallisia raaka-aineita ja huomioimme tietenkin kaikki erityisruokavaliot, jotta jokainen vieras tuntee olonsa tervetulleeksi. Menumme on suunniteltu tuomaan esiin pohjoisen makuja raikkaalla ja modernilla otteella.

Muista myös juomatarjoilu ja riittävä nesteytys, erityisesti jos päivään kuuluu fyysisiä aktiviteetteja. Kun vatsa on täynnä ja maut kohdillaan, myös tunnelma pysyy korkealla koko päivän ajan.

Viesti selkeästi ja kerää palaute tapahtuman jälkeen

Viimeinen, mutta ei suinkaan vähäisin vinkki: viestintä. Innostunut odotus alkaa jo kutsusta! Kerro selkeästi, mitä on luvassa, missä ja milloin, sekä minkälainen varustus osallistujilla tulisi olla. Epätietoisuus aiheuttaa stressiä, ja meidän tavoitteemme on juuri päinvastainen.

Kun upea henkilöstötapahtuma on ohi, älä unohda kerätä palautetta. Mitä tiimi piti ohjelmasta? Mikä oli päivän paras hetki? Palaute on arvokasta tietoa seuraavia kertoja varten, ja se viestii työntekijöille, että heidän mielipiteellään on merkitystä. Me Go Arcticilla olemme myös kiinnostuneita kuulemaan, miten onnistuimme – tavoitteemme on olla teille se luotettava kumppani, joka parantaa juoksuaan joka kerta.