Monen yrityksen kalenterissa häämöttää hetki, jolloin on aika aloittaa seuraavan yhteisen tapahtuman suunnittelu. Olipa kyseessä tyhy-päivä, virkistysilta tai laaja asiakastilaisuus, ensimmäiset askeleet voivat tuntua haastavilta. Pöydällä saattaa olla pelkkä kalenterimerkintä ja toive tilaisuudesta, joka hitsaa tiimiä yhteen ja tarjoaa kaivattua rentoutumista. Voiko suunnitteluun ryhtyä ja ottaa yhteyttä asiantuntijaan, vaikka tarkkaa visiota ohjelmasta ei vielä olisikaan?
Vastaus on selkeä: kyllä voi. Puhtaalta pöydältä aloittaminen on usein jopa paras lähtökohta. Riittää, että tiedätte tilaisuuden päätavoitteen – esimerkiksi halun palkita henkilöstöä kuluneesta vuodesta tai tuoda uutta virtaa arkeen. Kokenut tapahtumatuotanto ottaa vastuun suunnittelun käynnistämisestä. Teiltä ei vaadita valmiita teemoja, tilavarauksia tai valmista esiintyjälistaa. Tärkeintä on hahmottaa, millaisen viestin tai kokemuksen haluatte jättää osallistujille yhteisen päivän päätteeksi.
Mitä tapahtumatoimisto tekee, kun yhteistyö alkaa puhtaalta pöydältä?
Kun suunnittelu aloitetaan ilman valmista sapluunaa, yhteistyö käynnistyy tarpeiden ja toiveiden kartoituksella. Kyseessä on asiantunteva keskustelu, jossa selvitetään työyhteisön luonne ja tapahtuman ensisijainen tavoite. Ammattilainen osaa poimia keskustelusta ne olennaiset yksityiskohdat, joiden pohjalta tilaisuudelle rakennetaan toimiva punainen lanka.
Ideoiden muuttaminen elämyksellisiksi kokonaisuuksiksi
Tapahtumatoimisto hahmottaa ideat heti käytännön tasolle. Pelkkien aikataulujen sijaan suunnittelussa keskitytään konkreettiseen tunnelmaan ja elämyksiin: esimerkiksi siihen, miten ilta hämärtyy loimuavan tulen äärellä nokipannukahvien tuoksussa ja taustamusiikin soidessa. Suunnitelma auttaa hahmottamaan selkeästi, miten ohjelma etenee ja miltä kokonaisuus näyttää.
Kustannusten ja resurssien hallinta
Asiakas saa tarkan ja selkeän kokonaiskuvan budjetin optimaalisesta käytöstä. Kun suunnittelussa on mukana asiantuntija heti alusta alkaen, vältytään turhilta päällekkäisiltä varauksilta. Samalla löydetään suoraan hinta-laatusuhteeltaan parhaat ratkaisut tilojen, tarjoilujen ja tekniikan suhteen ilman pelkoa budjetin ylittymisestä.
Ajan säästäminen omalta tiimiltä
Yhteistyö säästää yrityksen omia työtunteja, sillä aikaa ei kulu esiintyjien, pitopalveluiden, tilojen tai kuljetusyritysten kilpailuttamiseen ja koordinointiin. Tapahtumakumppani vastaa kaikista käytännön järjestelyistä ja yhteydenpidoista, jolloin oma henkilöstö voi keskittyä omiin työtehtäviinsä ilman järjestelyvastuuta.
Yhdessä luotu ratkaisu toimii parhaiten – miksi valmis teemasapluuna ei aina sovi?
Tiukasti etukäteen lukittu teema tai valmis sapluuna saattaa jopa rajoittaa tilaisuuden onnistumista. Jos ohjelma ja paikka päätetään itsenäisesti ennen asiantuntijan konsultointia, monet työyhteisölle paremmin sopivat vaihtoehdot voivat jäädä huomaamatta. Kun suunnittelu aloitetaan avoimin mielin, lopputuloksesta saadaan helposti juuri teidän yrityksenne ilmettä ja kulttuuria vastaava, kun työn alla ovat tärkeät yritystapahtumat.
Yhteisen suunnittelun hyödyt korostuvat erityisesti seuraavilla osa-alueilla:
Tapahtuma-alan asiantuntijoiden keräämän palautteen mukaan parhaita tuloksia saavuttavat ne tilaisuudet, joissa ohjelma on räätälöity vastaamaan suoraan osallistujien toiveita ja työyhteisön tarpeita. Valmiit, suoraan hyllystä otetut sapluunat saattavat aluksi tuntua helpoilta ratkaisuilta, mutta ne harvoin vastaavat ryhmän todellisia tarpeita samalla tavalla kuin yksilöllisesti suunniteltu tilaisuus. Kun otat ammattilaisen mukaan heti alkumetreillä, säästät aikaa ja varmistat, että lopputuloksesta muodostuu onnistunut.
Tehdään seuraavasta tapahtumastanne vaivaton ja onnistunut kokonaisuus!
Go Arctic suunnittelee tiimillenne toimivan ja mieleenpainuvan elämyksen – voitte itse keskittyä nauttimaan päivästä. Tarjoamme kattavan avaimet käteen -tapahtumatuotannon aina alkusuunnittelusta h-hetken koordinointiin saakka.
Miten prosessi etenee tyhjästä ideasta valmiiksi tapahtumaksi?
Kun päätös yhteisen päivän järjestämisestä on tehty, matka ideasta valmiiksi toteutukseksi sujuu helposti. Järjestelyjen yksityiskohdista tai aikataulutuksesta ei tarvitse huolehtia itse. Kokenut tapahtumatoimisto vastaa käytännön suunnittelusta heti ensitapaamisesta lähtien ja huolehtii projektin etenemisestä vaiheittain kohti onnistunutta päivää.
1. Toiveiden kuuntelu ja ideointi
Suunnittelu käynnistyy keskustelulla, jossa kartoitetaan työyhteisön toiveet ja tilaisuuden tavoitteet. Keskustelun pohjalta selvitetään, halutaanko tapahtumassa keskittyä esimerkiksi rentoutumiseen luonnon rauhassa vai aktiiviseen ja leikkimieliseen kisailuun. Tämän pohjalta luodaan raamit tulevalle ohjelmalle.
2. Teeman ja punaisen langan luominen
Alkukeskustelun pohjalta rakennetaan ehdotus tapahtuman teemaksi. Kyseessä voi olla esimerkiksi talvinen ulkoilupäivä, merellinen saaristoelämys tai palauttava hyvinvointipäivä. Valittu teema yhdistää ohjelmat, ruokailut ja jopa tilan somistuksen selkeäksi kokonaisuudeksi.
3. Avaimet käteen -suunnittelu
Tässä vaiheessa tapahtuma-alan ammattilaiset hoitavat kaiken käytännön työn. Suunnitteluun kuuluu sopivan tilan etsiminen, tarjoilujen valinta, esiintyjien sopiminen sekä kuljetusten varmistaminen. Asiakkaalle toimitetaan valmis ja toimiva kokonaiskuvaus hyväksyttäväksi.
Milloin on paras hetki ottaa yhteyttä asiantuntijaan?
Yleisen harhaluulon mukaan asiantuntija kutsutaan apuun vasta silloin, kun budjetti on tarkkaan lukittu ja vieraslista täysin valmis. Paras hetki yhteydenotolle on kuitenkin silloin, kun ajatus yhteisestä tapahtumasta vasta herää. Mitä aikaisemmin suunnittelu aloitetaan, sitä enemmän säästetään aikaa ja sitä paremmin suosituimmat kohteet ja palvelut ovat varattavissa.
Suosituimmat juhlatilat, uniikit luontokohteet ja kysytyimmät esiintyjät varataan usein kuukausia etukäteen. Ajoissa aloitettu suunnittelu varmistaa, että ryhmä pääsee kokemaan parhaat elämykset haluttuna ajankohtana.
Ammattitaitoinen kumppani osaa auttaa myös silloin, kun aikataulu on tiukka. Nopeatkin toteutukset onnistuvat, kun asialla on kokenut tiimi, jolla on valmiit verkostot ja vahva rutiini erilaisten tilaisuuksien tuottamisesta. Järjestelyissä voi luottaa siihen, että asiat hoituvat ammattimaisesti ja lopputuloksena on onnistunut ja mieleenpainuva tapahtuma työntekijöille.
Ulkopuolisen kumppanin ansiosta järjestäjät voivat itsekin osallistua tapahtumaan täysipainoisesti ja nauttia päivästä yhdessä muiden kanssa. Kun vastuu käytännön asioista on osaavissa käsissä, kenenkään omasta tiimistä ei tarvitse huolehtia aikataulujen pitävyydestä, pitopalvelusta tai esitystekniikasta kesken tilaisuuden. Kaikki voivat keskittyä kohtaamisiin ja yhteiseen ohjelmaan.
Kun yrityksen seuraava yhteinen päivä on ajankohtainen eikä valmista ideaa vielä ole, suunnittelua ei tarvitse tehdä yksin.
Ammattitaitoinen kumppani auttaa kehittämään ideat toimivaksi kokonaisuudeksi. Yhteydenotto riittää käynnistämään matkaan kohti onnistunutta tapahtumaa, josta työyhteisö nauttii ja jota muistellaan pitkään.